Cómo priorizar cuando todo es urgente

Empiezas a anotar tu lista de tareas del día e inmediatamente empiezas a sudar. No tiene idea de cómo podrá hacer todo esto.

¿Y la peor parte? En su estado de pánico nublado, todo parece igualmente importante y urgente. ¿Cómo se puede esperar que priorizar efectivamente cuando absolutamente todo parece prioritario?

Todos hemos estado allí. Nuestros días de trabajo están ocupados, nuestras bandejas de entrada se llenan y nuestras listas de tareas pendientes se pueden perder rápidamente de control. Cuando su plato está completamente lleno, se vuelve aún más desafiante averiguar por dónde debe comenzar.



Toma un respiro por solo un minuto. Si bien una abrumadora lista de tareas suele ser suficiente para acelerar su ritmo cardíaco, hay algunas preguntas lógicas que puede hacerse para entender su carga de trabajo y desarrollar un plan estratégico de ataque.

Las mejores preguntas siguen la estructura del Matriz de decisiones de Eisenhower , una técnica de gestión del tiempo atribuida a una cita no verificada de Dwight Eisenhower. Este sencillo cuadro le ayuda a categorizar sus tareas y tareas pendientes en función de su urgencia e importancia.

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Si desea esbozar la matriz usted mismo, hágalo. Pero, si prefiere no hacerlo, hacer estas cinco preguntas clave lo ayudará a lograr un resultado final muy similar.

1. ¿Qué es absolutamente necesario hacer hoy?

Cuando ya estas sentirse estresado , puede ser tentador hojear el calendario para tener una idea de lo que está en su agenda para toda la semana o el mes. Crees que eso te ayudará a sentirte más al tanto de las cosas, pero por lo general solo aumenta tu sensación de abrumador.

Aquí está la cuestión: cuando estás abrumado, esa presentación que tienes que hacer en dos semanas o ese gran informe que debe terminarse antes de fin de mes probablemente no sea lo más urgente en tu plato.

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En cambio, debe dar un paso atrás y mirar solo el día de hoy. ¿Cuáles son los elementos más urgentes de su lista de tareas pendientes? ¿Qué es lo que absolutamente necesita hacer en el transcurso de las próximas ocho horas?

2. ¿Cuáles de estas tareas urgentes son las más importantes?

Ahora que tiene una lista de sus tareas pendientes más urgentes, es hora de averiguar cuáles son las más importantes.

'¡Pero, todos son importantes!' estás pensando ahora. '¡Por eso están todos en mi lista de tareas pendientes!' Claro, todavía querrá terminar esas cosas con el tiempo, pero en este momento su enfoque debe estar en las cosas que son más críticas.

Considere qué tareas tendrán consecuencias si no las completa al final del día. ¿Vas a retrasar un proyecto grupal? Conseguir que te reprima por tu jefe ? ¿Dañar la relación con un cliente?

Pensar en términos de consecuencias puede parecer un poco aterrador. Sin embargo, también le ayudará a determinar qué tareas pertenecen realmente al cuadro 'Urgente e importante', que son las cosas con las que querrá empezar de inmediato.

3. ¿Se puede delegar alguna de estas otras tareas urgentes?

Cuando haya seleccionado esos elementos importantes, es posible que aún le queden otras tareas urgentes. Deben terminar lo antes posible, pero tampoco los considera elementos de vida o muerte.

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Como no les asignó una gran importancia, a menudo se trata de tareas pequeñas y sin sentido. Tal vez se trate de cosas como devolver una llamada telefónica o un correo electrónico o completar su informe de gastos para el departamento de contabilidad al final del día.

Para estas cosas que caen en la casilla “Urgente y no importante”, piense si puede delegarlas o automatizarlas.

¿Hay alguien más en tu equipo que pueda quitarte esto de encima hasta que vuelvas a ponerte de pie? O, ¿podría configurar algún tipo de automatización usando Zapier o IFTTT que eliminaría esa molesta tarea de su lista para siempre?

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Advertencia justa: es posible que no pueda darse cuenta de eso de inmediato. Cuando ya esté enterrado, es probable que no desee dedicar horas a redirigir su trabajo. Sin embargo, vale la pena pensarlo un poco en caso de que pueda mejorar en gran medida su carga de trabajo en el futuro.

¿Para las cosas urgentes pero sin importancia que permanecen en su lista? Abordelos inmediatamente después de las tareas importantes y urgentes que designó; de esa manera, puede manejar primero todas las cosas más urgentes.

4. ¿Qué tareas son importantes, pero no necesariamente urgentes?

Ahora, con las cosas más urgentes separadas, es hora de echar otro vistazo a su lista de tareas pendientes y sacar las cosas que son importantes, pero que no necesariamente deben hacerse de inmediato.

Lo más probable es que estas sean las cosas más importantes que tiene en la tolva. Son proyectos y asignaciones en los que debería hacer un progreso constante, por lo que no tiene que lidiar con ese estresante apuro de tiempo justo antes de la fecha límite.

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Pero lograr eso requiere un poco de pensamiento y planificación. Por lo tanto, para las tareas que terminan en su casilla 'No urgentes e importantes', asigne algo de tiempo para trabajar en esas cosas en su calendario. Establezca algunos mini hitos y plazos autoimpuestos para mantener el rumbo.

De esa manera, no sentirá que simplemente está apartando esos proyectos del camino del día, sino que los está priorizando en consecuencia.

5. ¿Se pueden eliminar todas las tareas?

Ser capaz de eliminar por completo algo de su lista de tareas pendientes es el sueño de cualquiera que se sienta un poco estirado.

¿Crees que es imposible? Bueno, si tiene algunas tareas pendientes en su lista que clasificaría como 'No urgentes ni importantes', es muy probable que esos elementos se puedan eliminar por completo de su lista de tareas pendientes.

A menudo, continuamos haciendo ciertas tareas por hábito más que por necesidad. Afortunadamente, la matriz de decisiones lo ayudará a identificar instantáneamente cualquier cosa que pueda quitarse de su plato.

Priorizar siempre puede ser un desafío, pero se vuelve especialmente difícil cuando todo parece una prioridad. Afortunadamente, estas preguntas pueden ayudarlo a clasificar todas sus tareas y tareas pendientes y determinar qué debería estar en la parte superior de su lista.

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