Cómo hacer un seguimiento sin ser una plaga

Escanea todas y cada una de las oraciones de un correo electrónico perfectamente elaborado por última vez y luego presiona 'enviar'. Ya sea una solicitud de empleo, una solicitud de reunión o simplemente una simple pregunta que necesita respuesta, ahora no queda nada por hacer más que esperar una respuesta.

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Los días pasan y no has escuchado absolutamente nada. Es comprensible que esté ansioso por una respuesta. Pero al mismo tiempo, no quieres parecer un fastidio total. ¿Entonces, qué debería hacer?

Existe una delgada línea entre ser persistente y ser una plaga.



Siempre se recomienda hacer un seguimiento. Sin embargo, existe una delgada línea entre ser persistente y ser una plaga. Aquí hay seis cosas a tener en cuenta para fomentar una respuesta sin parecer completamente desagradable.

1. Sea realista con las expectativas.

Todos estamos conectados constantemente hoy. Y, si bien eso definitivamente ha ayudado a hacer la vida más conveniente, también ha distorsionado nuestra percepción de lo que es un tiempo de respuesta razonable.

Por lo tanto, antes de redactar un correo electrónico de seguimiento, es importante hacer una pausa primero para pensar en sus expectativas. ¿Ese mensaje que enviaste hace días, o incluso una semana, que todavía está esperando una respuesta? Puede verificarlo sin parecer demasiado ansioso. Pero, ¿si se puso en contacto con alguien hace solo unas horas y se sorprende de que aún no se haya comunicado con usted? Bueno, es mejor practicar un poco de paciencia y mantener ese seguimiento en 'borrador' por ahora.

2. ¡Sea cortés!

Puede ser frustrante sentir que constantemente necesita perseguir a la gente para obtener lo que necesita. Créame, he estado allí muchas más veces de las que quisiera admitir. Sin embargo, no importa cuán irritado se sienta, no debe permitir que nada de esa hostilidad se filtre en su mensaje de seguimiento.

Eso significa que no hay comentarios sarcásticos como 'Yo todavía no he escuchado nada de ti ', o comentarios descaradamente agresivos como,' No entiendo por qué te está tomando hasta la vista para responderme sobre esto '.

La mayoría de nosotros no respondemos bien a la ira y a las acusaciones. Por lo tanto, incluso si logra obtener una respuesta, es probable que no sea una que le guste. Así que esfuérzate por ser demasiado cortés. Y recuerde el viejo dicho: 'Atrapas más moscas con miel'.

3. Explique su razonamiento.

Todos nos ocupamos. Y en esos momentos en los que se siente como si tu lista de tareas pendientes te persiga, es difícil pensar en la carga de trabajo de alguien además de la tuya. Por eso es importante recordarle al destinatario de por qué estás haciendo un seguimiento, ¿por qué exactamente se necesita su respuesta?

Es importante recordarle al destinatario por qué está realizando un seguimiento, ¿por qué exactamente se necesita su respuesta?

Por supuesto, esta explicación variará según el artículo específico que esté registrando. Pero, en aras de la simplicidad, aquí hay un ejemplo. A menudo tengo que volver a hablar con posibles clientes independientes para ver si les gustaría seguir adelante con un proyecto discutido. Pueden ser notoriamente lentos para responder con una decisión, por lo que a menudo una línea de mi correo electrónico de seguimiento se ve así:

Hágame saber si le gustaría seguir adelante con el proyecto como se discutió. Su firme respuesta me permitirá trazar mi carga de trabajo para las próximas semanas.

Esta es una gentil afirmación de que mi propio horario depende de su respuesta. A menudo, recordarles que no operan en el vacío es suficiente para inspirar a las personas a dar una respuesta rápida.

4. Cambie las cosas.

Todos dependemos en gran medida del correo electrónico. Pero definitivamente no es la única forma de comunicación que existe. Entonces, si no ha tenido éxito con la palabra escrita, ¿por qué no probar un método diferente? No, no es necesario enviar señales de humo ni palomas mensajeras. Sin embargo, si tienes un número de teléfono de la persona, ¿por qué no pruebas una llamada telefónica?

Por supuesto, no debes planear bombardear a alguien con un flujo interminable de correos electrónicos. y llamadas: así es como se gana la reputación de ser una plaga. Sin embargo, si ha enviado dos mensajes y aún no ha escuchado algo, a veces la conexión de una manera más personal (como a través del teléfono) puede brindarle la respuesta que necesita.

¿Si prefiere ceñirse al correo electrónico? También puedes cambiar las cosas allí. Si envió su correo electrónico anterior por la mañana, intente enviar su segundo seguimiento por la tarde esta vez. A veces, la clave del éxito es atrapar a alguien cuando no está absolutamente abrumado.

5. Establezca una fecha límite firme.

No hay nada que encienda un fuego como la fecha límite que se acerca. Y aunque incluir una fecha de finalización firme en los correos electrónicos de seguimiento puede parecer un poco directo y descarado, suele ser eficaz.

El uso de una fecha límite en su mensaje de seguimiento devuelve la pelota a su cancha y deja claras sus expectativas para el destinatario.

¿Por qué? Bueno, devuelve la pelota a su cancha y deja en claro sus expectativas para el receptor. Ilustra que si no recibe una respuesta antes de la fecha especificada, está avanzando.

¿Cómo se ve esto en la práctica? Continuemos con el mensaje que utilicé anteriormente con un hipotético cliente autónomo. Solo agregaría una línea simple como esta al final:

Si no tengo noticias tuyas al final de esta semana, asumiré que has tomado una dirección diferente.

Ya sea que esté esperando una respuesta de un cliente, un empleador potencial o un compañero de trabajo, establecer esta fecha límite firme asegura que ambos estén en la misma página, lo cual es clave para evitar más problemas o falta de comunicación.

6. Sepa cuándo es el momento de dejarlo.

¿Lo más importante de usar una fecha límite en sus correos electrónicos de seguimiento? Cumplir con eso. No desea establecer una fecha de finalización para su destinatario y luego continuar comunicándose con él sobre el problema. Entonces sus palabras y expectativas no tendrán ningún mérito. ¿Por qué deberían tomarte en serio?

Llega un momento en el que queda claro que no vas a recibir noticias de una persona. Así que déjalo ir y sigue adelante. Si continúas molestando a alguien, incluso después de que te hayan ignorado repetidamente (y descaradamente), solo molestarás al destinatario y dañarás tu propia reputación en el proceso.

No se puede negar: no tener noticias de alguien puede ser molesto, irritante e incluso sofocar su propia productividad. No hay nada de malo en hacer un seguimiento para tener en sus manos la información que necesita. Sin embargo, desea hacerlo de una manera que demuestre que es persistente y no una plaga. ¡Tenga en cuenta estos seis consejos y estará seguro de caminar por el lado correcto de esa delgada línea!

¿Cómo le das seguimiento a alguien? ¿Algún otro consejo que debamos saber?