5 formas de mantener el rumbo de una reunión

Mi peor Espacio de oficina El momento implicó sentarse en un cubículo con algunos compañeros de equipo, mientras uno literalmente lee una presentación impresa de PowerPoint. Cuando finalmente miré discretamente mi reloj debajo de la mesa, me di cuenta de que ya habíamos pasado 20 minutos de nuestro tiempo asignado y, sin embargo, todavía no tenía idea de quién estaba haciendo qué, cuándo ni por qué. Frustrado, me dirigí a dos mentores y les hice una sola pregunta: ¿cómo terminan una reunión a tiempo?

Mi compañero de trabajo me miró con sorpresa y dijo sin rodeos: 'Uh, dejo mi teléfono sobre la mesa y digo que se nos acabó el tiempo'. Mi colega, por otro lado, asintió en reconocimiento cansado. 'Es difícil interrumpir sin ser grosero', dijo. 'Trato de anotar verbalmente cuando quedan 15 minutos para que sea menos incómodo'.

Ahora, sin ahondar en las diferencias de género prominentes en sus dos respuestas o sin entrar en mi tribuna de 'hombres contra mujeres en el lugar de trabajo', creo que todos podemos estar de acuerdo en que las reuniones pueden ser formas increíblemente productivas y útiles de colaboración y conversación O absoluta peor pérdida de tiempo. Pero mantener a la gente en el buen camino y en el reloj, requiere un poco de práctica. A continuación, se ofrecen 5 consejos para finalizar correctamente una reunión a tiempo.



1. Cíñete a 30 minutos

Aprendí esta regla general hace años y todavía no me ha fallado. Cuando esté organizando una reunión, tómese 30 minutos, ni más ni menos. ¿Por qué? Porque la gente casi siempre gastará el tiempo que se le dé. Si se trata de una reunión de 60 minutos, la gente seguirá hablando por necesidad de llenar el espacio y basándose en la suposición de que la conversación 'necesita' cada minuto. Esto puede ser cierto, pero es por lo general no.

La belleza de este consejo es que siempre puede programar otra reunión. ¡Siempre! En serio, sin embargo, en esa primera media hora descubrirás rápidamente si realmente hacer necesitan más tiempo para hablar o si es mejor que se envíen correos electrónicos más tarde, o así sucesivamente. Tal vez descubra, como hice yo, que con un período de tiempo más corto, las personas tienden a ser más eficientes e intencionales. (Yo incluido.) ¡También! Puede finalizar una reunión antes de tiempo. Loco, lo sé.

2. Invite a las personas adecuadas

Al principio de mi carrera, me senté en muchos, muchos, muchos reuniones en las que me preguntaba por qué estaba allí. Tenía demasiado miedo de hacer esa pregunta en voz alta, por miedo a parecer un jugador de equipo mediocre o parecer poco profesional, pero luego me di cuenta de la frecuencia con la que las reuniones parecían prolongarse porque demasiadas personas estaban en silencio o una persona parecía estar dominando el diálogo.

La gente te invitará a las reuniones para 'mantenerte informado', pero eso no significa que tengas que asistir. Si no está agregando valor, no debería estar en la mesa.

Finalmente comencé a hacer la misma pregunta de una manera diferente: ¿cuál es mi papel en esta reunión? Y ayudó inmensamente . Al menos un tercio de las veces, la otra persona se detuvo, ladeó la cabeza y dijo: “¿Sabes qué? De hecho, puede omitirlo. Estamos bien.' Los otros dos tercios del tiempo, recibí claridad sobre cómo podría contribuir a la conversación, lo que hizo que la reunión fuera mucho mejor.

Lo diré lenta pero enfáticamente: la gente te invitará a las reuniones para 'ser amable' o 'mantenerte conectado', pero eso no significa que tengas que asistir. Mi teoría es que si no está agregando valor, no debería estar en la mesa si parece una pérdida de tiempo, probablemente lo sea, y tiene permiso para rechazarlo. Esto es válido para todas las personas en una reunión, ya sea usted el que invita o el invitado: si pide a las personas adecuadas que estén presentes y participen, entonces las posibilidades de un diálogo productivo y directo son infinitamente mayores.

Fuente: @rebeccataylornyc

3. Solicite siempre una agenda

No puedo decirles a cuántas reuniones he asistido con descripciones vagas como 'Discutir el plan de comunicación' y 'Generar ideas de contenido' sin una agenda que abordar. Efectivamente, más tarde, se ha hablado bastante con muy pocos resultados útiles. Estas reuniones sin dirección tienden a ser las peores infractoras en términos de gestión del tiempo.

Lo complicado de las reuniones en general es que con frecuencia son para haciendo o planificación . Es importante saber a qué tipo pertenece el tuyo, para que puedas prepararte en consecuencia. Sin una agenda para una reunión de lluvia de ideas, por ejemplo, las personas probablemente aparecerán asumiendo que el tiempo se dedicará a hablar de ideas, no necesariamente a presentar las que ya se les ocurrieron.

No es necesario que enumeres todos los detalles y, a veces, no tiene sentido adentrarse demasiado en la maleza, pero al menos tómate el tiempo para considerar un esquema general para guiar al grupo. Proporcionar una agenda o leerla de antemano crea una conciencia que ayuda a todos a priorizar metas y resultados para ese intercambio en particular.

4. Sepa quién está haciendo qué y cuándo

En cada reunión e interacción en un proyecto, haga una pausa y tómese un momento para identificar algunos detalles clave: ¿quién es responsable de qué? ¿Cuáles son los objetivos del trabajo que se está realizando? ¿Qué tipo de marco temporal marca el ritmo? ¿Quién toma notas? Y así.

Sea específico sobre cómo hacer avanzar los proyectos, incluso en medio de una conversación. Es realmente fácil para las personas avanzar a toda velocidad sin responder a estas simples preguntas, y parte de ser un líder significa ser el que aclara cuando es necesario y ayuda a que todos, incluso usted mismo, se mantengan en el buen camino.

5. Designar un facilitador

En esa misma nota, ¿alguna vez ha estado en una reunión en la que la conversación parece girar una y otra vez? . . ¿en ningún lugar? Yo también. Puede ser útil elegir a alguien para que facilite los comentarios, que pueden ser un papel tan simple como prestar atención al ritmo y la cadencia de las interacciones. Si eres el facilitador, funcionarías así: te das cuenta de que alguien de tu equipo siempre se queda callado, por lo que pides su opinión de la misma manera, si los colegas se cortan o interrumpen, retrocedes hasta ellos para ayudar a hacer espacio para su punto de vista.

Sobre todo, ten cuidado con los ninjas. No se ría, lo digo en serio. Estos son reales, y los conoces: el tipo que hace bromas constantes en voz baja, la chica chismeando sobre su fin de semana, el jefe quejándose de fechas límite locas, el gerente hablando cada dos segundos con una opinión. Conocer ninjas es técnicamente inofensivo, considerando que a menudo son personas de opiniones fuertes que están ansiosas por aportar su granito de arena sobre, bueno, todo. Sin embargo, piratearán al 100% su cuidadosa agenda para su propio beneficio si no tiene cuidado, lo que resulta en una pérdida de tiempo precioso en temas de conversación que no son una prioridad.

La buena noticia es que puedes interrumpir cortésmente con frases como, 'Me encantaría que el grupo vuelva. . . ' o 'Nos estamos desviando un poco, pero parece que nos hemos puesto de acuerdo. . . ' o 'Lo que escucho es que hay un problema con XYZ'. Si existen efectos secundarios predominantes, entonces esos temas no son tangentes, son cosas que se abordarán en otro momento.

¿La línea de fondo? No tenga miedo de establecer pautas sobre cómo respetar el tiempo de todos.

Tu turno: ¿cuál es la peor reunión que has experimentado? ¿Cómo hace que las reuniones se mantengan al día y a tiempo?