10 errores de correo electrónico que siempre debe evitar

Una de las lecciones profesionales más importantes que podemos aprender es que trabajo no es sinónimo de Email . Tratar el correo electrónico como la herramienta que es en lugar de convertirlo en el fin de todo, es esencial para traer algo de cordura a nuestros días. Para muchos de nosotros que ahora vivimos en este mundo de trabajo virtual siempre activo, nuestras bandejas de entrada pueden sentir que controlan nuestras vidas. Si está cometiendo estos errores de correo electrónico, ahora es un buen momento para restablecer.

1. La catástrofe de 'responder a todos'

No hay horror como el horror de una respuesta-todos fallan . Ya sea que haya sido su error o que esté siendo testigo de la falla rápida del dedo en el gatillo de alguien, es doloroso. Si es posible, entrénate para eliminar el hábito de responder a todos. Haga que una sola respuesta sea su opción predeterminada general, y cada vez que se sienta inclinado a responder a un grupo, pregúntese: '¿Todos en esta nota realmente necesitan tomar medidas o ser informados de inmediato de este desarrollo?' La respuesta casi siempre es no.

2. Conclusiones poco claras

El correo electrónico es un facilitador, no una tarea en sí mismo. Con eso en mente, trate de ser disciplinado y no envíe correos electrónicos sin una clara llamada a la acción. ¿Los destinatarios necesitan programar una reunión? ¿Toma una decision? ¿Actuar sobre la necesidad de un cliente? Como lo haría con cualquier otra comunicación convincente, cierre su correo electrónico con el elemento de acción exacto que necesita de alguien, utilizando su nombre, lo que espera y para cuándo. 'Amy, ¿podrías asegurarte de llamar al cliente con esta actualización antes de las 5:00 p. M. De mañana y dejarme saber su respuesta?'



3. Correos electrónicos muy largos

De la misma manera que muchas reuniones 'podrían haber sido un correo electrónico', a veces nos encontramos en una cadena de correo electrónico que una llamada rápida o una reunión podrían solucionar. Si encuentra tres o cuatro respuestas en una conversación grupal, sugiera cortar el hilo y poner a todos en el teléfono para una 'reunión'. Use el tiempo para conducir hacia las decisiones o la claridad, y manténgalo 15 minutos como máximo.

4. Equivocarse en el tono

Ser demasiado formal o demasiado informal puede hacer estallar un correo electrónico. Como regla general, cuanto menos haya trabajado directamente con una persona, más debe tener un enfoque de correo electrónico formal y profesional. La antigüedad también sigue importando aquí. El jefe de su gerente u otras personas de la organización deben dar lo mejor de sí en un correo electrónico, incluso si es una pregunta rápida. También es importante aportar un poco de humanidad a sus correos electrónicos a medida que su relación con las personas crece con el tiempo. '¡Espero que tengas un buen fin de semana!' puede llegar muy lejos con un colega más cercano cuando está lanzando una nota sobre una necesidad de la madrugada del lunes.

5. No dormir sobre él

Si hay una pizca de controversia en su nota y no necesita enviarla de inmediato, duerma con ella. Todavía tengo que recibir un correo electrónico que no he mejorado al darle otras 18 horas para pensarlo. Incluso si no está redactando activamente una nueva nota, se ha alejado de una respuesta posiblemente acalorada o una pregunta complicada, y su subconsciente volverá a ella con una versión mejor.

6. Uso indebido de BCC

BCC es una bestia engañosa. Definitivamente hay una pizca de vergüenza cuando un destinatario se da cuenta de que no estaba en una copia real, pero responde a una nota más grande. Sea realmente reflexivo sobre sus motivaciones para usarlo. Si está intentando mantener un mensaje privado, un reenvío con una nota de advertencia puede ser mejor. Otra forma inteligente de usar BCC es llamar la atención para que las personas pasen a la línea BCC y anunciar el gesto. “Mientras hablamos de los detalles de la reunión, ¡enviamos a Sarah y John a BCC para ahorrarles sus bandejas de entrada! Regresaremos con un plan final '.

7. Dejar la línea de asunto estática

Especialmente después de las vacaciones, las pilas de respuestas vinculadas a la misma línea de asunto son espantosas. (La función de limpieza en Microsoft puede ayudar). Sin embargo, siempre es un placer encontrar una nota en la que alguien se ha tomado la molestia de enmendar el tema. ¿Agregaste un archivo adjunto? 'Con notas de la reunión' se agrega a la línea de asunto. ¿Alguien está dando una nueva perspectiva? 'Incluido el equipo de auditoría para comentarios'. Estas pequeñas pepitas son también mi propio camino útil para encontrar dónde divergen las ideas en una montaña de correos electrónicos enviados.

8. Desconocer las zonas horarias y los días festivos.

Uno de los bloques de firmas más reflexivos que he visto incluyó la línea 'Estoy enviando este correo electrónico porque se adapta a mí y a mi zona horaria. No espero respuestas fuera de su horario normal de trabajo a menos que se indique expresamente '. En nuestro mundo especialmente global, puede ser difícil estar al tanto de las respectivas zonas horarias, reubicaciones y vacaciones personales de las personas. Agregar una indicación de que sabe que pueden estar ocupados de otra manera y establecer claramente sus líneas de tiempo es tanto profesional como cortés.

9. Ser el primero en responder

Definitivamente hay momentos en los que eres el mejor para intervenir con una adición o una respuesta. Sin embargo, la mayoría de las veces, ahorrarse la primera respuesta paga dividendos. Primero, si realmente ejecutamos nuestro día laboral como si el correo electrónico no fuera nuestro trabajo, no debería estar en su correo electrónico todo el día. Eso significa que, de manera realista, pueden pasar horas antes de que reciba un correo electrónico. Intente probar las aguas de una manera pequeña aquí si no se siente cómodo posponer las respuestas. Comience con notas sobre dónde se encuentra en un grupo de encuestados. Puede resultarle sorprendente ver lo autosuficientes que son las personas o la eficacia con la que avanza una conversación sin que tenga que intervenir.

10. Acelerar el envío

'Apresurar el envío' es la hermana de ser el primero en responder. Lento. Abajo . Todos nosotros vamos a un millón de millas por hora en estos días, pero tomar esos minutos extra para editar algo es enormemente beneficioso. ¿Están todas las personas adecuadas en este correo electrónico? ¿Tiene un propósito claro y procesable? ¿Es tan largo como debe ser, pero tan corto como puede ser? Darse una pequeña lista de verificación de correo electrónico personalizada antes de presionar enviar puede agudiza tus habilidades de comunicación y tu perfil profesional.